Przedsiębiorcy odpowiadają za oszustwa VAT pracowników, nawet jeśli o nich nie wiedzieli

Naczelny Sąd Administracyjny (NSA) orzekł, że firma ponosi odpowiedzialność za oszustwa VAT-owskie swoich pracowników, nawet jeśli nie była świadoma ich działań. Firmy powinny wdrożyć odpowiednie systemy kontroli – nadzór księgowy i prawny – aby minimalizować ryzyko.

W innym przypadku są po prostu współwinni, nawet jeśli to nie oni bezpośrednio okradali państwo.

Puste faktury

Zgodnie z przepisami wystawca faktury jest zobowiązany do zapłaty VAT wykazanego na dokumencie, niezależnie od tego, czy faktycznie doszło do sprzedaży towarów lub usług. W przypadku tzw. pustych faktur, czyli takich, które nie odzwierciedlają rzeczywistej transakcji, odpowiedzialność za zapłatę VAT ponosi firma widniejąca jako wystawca, bez względu na to, czy była świadoma przestępstwa.

Za takie naruszenia przedsiębiorcy mogą być obciążeni karą w wysokości do 41 milionów złotych (720 stawek dziennych), a nawet kara pozbawienia wolności do 20 lat.

Kreatywna managerka

W jednej ze spraw, którą zajmował się NSA, managerka stacji paliw w latach 2010–2014 wystawiła 1679 fikcyjnych faktur na łączną kwotę wyłudzonego VAT wynoszącą blisko 1,5 miliona złotych. Fałszywe dokumenty oparto na autentycznych paragonach, które managerka zbierała od klientów niepobierających ich przy zakupie. Faktury były następnie dołączane do rozliczeń VAT innych firm.

Proceder trwał ponad trzy lata i, według sądu, firma nie dopełniła należytej staranności w nadzorze nad swoją pracownicą, dlatego oszustwa trwały tak długo.

Kiedy firma wywinie się od odpowiedzialności?

Przedsiębiorcy powinni wprowadzić środki kontroli wewnętrznej, np. regularne audyty księgowe i prawne, oraz powierzać nadzór nad finansami profesjonalnym podmiotom zewnętrznym. Outsourcing księgowy lub współpraca z firmami specjalizującymi się w monitorowaniu transakcji może pomóc w wykrywaniu nieprawidłowości i minimalizowaniu ryzyka oszustw. Kluczowe jest również opracowanie i przestrzeganie precyzyjnych procedur oraz regulaminów wewnętrznych, które jasno określają zasady odpowiedzialności i kontroli nad pracownikami.

Choć decyzja NSA jest istotnym precedensem, to jednak każda sprawa powinna być rozpatrywana indywidualnie. Przedsiębiorcy mogą bronić się, wykazując, że dołożyli wszelkich starań, aby zapobiec przestępczym działaniom pracowników. Firma bowiem prawdopodobnie nie poniesie odpowiedzialności za oszustwa pracownika, jeśli dochowała należytej staranności i proceder wykryła natychmiast.